Accroissement de l’activité et gestion de l’espace

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gestion espace bureau

Une entreprise en pleine expansion sera à un moment ou à un autre confrontée à des pics temporaires ou définitifs d’activité. Dans ces cas-là, une réorganisation et un réaménagement de l’espace sont nécessaires. Généralement, une extension de bureaux est également indispensable. Découvrez les raisons pour lesquelles un tel renouveau est requis, ainsi que les bonnes méthodes pour y parvenir.

Comment agrandir efficacement l’espace de vos bureaux ?

Vous devez commencer par définir le type d’aménagement que vous souhaitez pour procéder à votre nouvel agencement. Qu’est-ce qui convient le mieux à vos activités, un Open Space, des bureaux classiques ou d’autres solutions ?

L’Open Space

Il s’agit d’un concept allemand né dans les années 1950. Le concept repose sur un bureau avec un agencement et un mobilier mobiles, pour une évolution rapide et sans contrainte de l’espace. L’Open Space est une sorte d’hybridation des espaces. Cela signifie que les salariés sont réunis de façon aléatoire, sans bureau spécifique pour telle ou telle fonction. Si le développement de vos activités nécessite de renforcer le travail et la cohésion d’équipe, ce type d’aménagement est idéal. Cette option d’aménagement est à la fois moderne et efficace, et permet de favoriser les échanges productifs entre employés.

accroissement activité dans les bureaux

Le bâtiment modulaire

Comme son nom l’indique, il s’agit d’une solution modulable pour agrandir à moyen ou à long terme vos locaux de travail. Selon vos préférences, vous pouvez opter pour les modulaires de la marque Algeco proposés d’occasion. En faisant appel à des entreprises spécialisées dans le modulaire de réemploi, vous gagnez en temps de réalisation, en flexibilité et surtout vous faites un geste pour l’environnement. En effet à la différence d’un bâtiment neuf, le modulaire d’occasion ou reconditionné permet d’allonger ou de donner une seconde vie aux structures modulaires. Une fois votre besoin d’utilisation terminé, ces structures de type Algeco, Cougnaud, Solfab ou d’autres fabricants sont reprises, reconditionnées et réinstallées sur un autre site pour un nouvel usage. Faire le choix de bâtiments modulaires durables et réemployables, c’est faire le choix de l’économie circulaire.

Les espaces hybrides informels

Les salariés passent un temps considérable au bureau. Il est donc indispensable d’opter pour des solutions confortables pour créer une ambiance favorable au développement. Intégrer des zones informelles dans les locaux est une excellente idée d’organisation d’espace pour motiver les employés. Il peut s’agir d’un coin repas/cuisine ou encore d’un coin repos/détente où les employés peuvent se relaxer et discuter autour d’un café. Vous pouvez créer plusieurs espaces de ce type comme :

  • un box insonorisé où il est possible d’écouter de la musique,
  • un lieu spécial pour s’isoler afin de prendre un appel téléphonique,
  • un canapé pour troquer les chaises de bureau, avec une table où les salariés peuvent travailler…

Pourquoi réaménager l’espace des bureaux ?

Les bureaux constituent l’environnement où évoluent vos salariés et dont dépend grandement le développement de votre entreprise. La gestion de l’espace doit être optimisée afin de correspondre à vos activités, tout en instaurant un climat de bien-être pour les travailleurs. Ainsi, si vos activités augmentent, vous devrez adapter vos locaux en conséquence, afin de répondre à ce développement. Voici quelques exemples de situations qui peuvent pousser une entreprise à réaménager l’espace.

Modernisation des locaux

Quand l’entreprise prend de l’importance, et dans le cadre de son développement, il est nécessaire de procéder au remplacement du matériel considéré comme obsolète. Il peut s’agir des équipements, de la décoration, de l’agencement général des bureaux. Il faut savoir que le mobilier fait partie intégrante de l’aménagement d’un local professionnel. Pour moderniser les lieux, vous devrez considérer certains critères comme la nécessité d’avoir plus d’espace, la répartition optimale des surfaces ou encore la création de nouvelles pièces.

Accroissement du nombre des affaires gérées par la société

Qu’il s’agisse d’une augmentation temporaire ou définitive des activités d’une entreprise, une extension des bureaux est généralement nécessaire. L’entreprise a en effet besoin de plus d’espace pour gérer les activités en plus. Un autre scénario est l’embauche de nouveaux salariés. Ceux-ci ont besoin d’un nouvel espace de travail.

Optimisation de l’agencement des locaux

Pour une meilleure performance afin de conserver la croissance de l’entreprise, réaménager l’espace intérieur s’avère primordial. Cela peut avoir pour but d’améliorer la circulation, ou l’isolation phonique par exemple.

Aménagement dans un local plus adapté ou réorganisation des services

Si vous n’avez pas la possibilité d’étendre vos bureaux, le déplacement des activités dans un local plus convenable est une option à envisager. D’autre part, la nouvelle gestion des services de l’entreprise peut également nécessiter un réaménagement des bureaux, pour gérer les nouvelles tâches suite au développement des activités.

Combien coûte un réaménagement ou une extension de bureau ?

Le prix varie naturellement en fonction des travaux à effectuer. Voici une liste des montants moyens HT par mètre carré des travaux possibles :

  • Rénovation de bureau : entre 750 et 1 500 €. La rénovation du local inclut entre autres le décloisonnement, la mise aux normes des bureaux, la modification de la façade ou encore l’ouverture du mur porteur,
  • Agencement des bureaux : entre 400 et 1 000 €. Il s’agit notamment des travaux de second œuvre. Nous parlons ici des travaux comme le cloisonnement léger, le revêtement des murs et du sol, ou l’isolation thermique et acoustique,
  • Extension de bureau : entre 1 000 et 2 500 €. La création d’un nouvel espace de travail intègre les travaux de gros œuvre ainsi que les travaux de second œuvre,
  • Aménagement mobilier : entre 200 et 400 €. Vous pouvez créer des meubles sur mesure qui s’adaptent à l’espace que vous souhaitez aménager. Investir dans un mobilier ergonomique est aussi un excellent choix pour le réaménagement de vos locaux.

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Est-il possible de recevoir des aides financières pour le réaménagement ou l’extension de vos bureaux ?

Plusieurs aides et subventions peuvent vous accompagner dans vos travaux de réorganisation de l’espace.

Les aides de l’État

Le FISAC ou le Fonds d’Intervention pour les Services, l’Artisanat et les Commerces. Cette aide a été mise en place pour vous aider dans l’aménagement des bureaux, dans l’achat d’équipement professionnel… Pour l’obtenir, votre projet doit être nécessairement viable sur le plan économique. Il doit concerner des marchés réels. Le plafond de cette subvention peut aller de 100 000 à 400 000 €. Quant au taux de financement, il est de 20% pour un investissement et peut atteindre 30% si cela concerne le fonctionnement.

La BPI ou Banque d’Investissement Publique France qui est sous tutelle de l’État est un établissement qui propose des aides financières pour le développement des entreprises. Les aides sont sous forme de garantie, ce qui vous permet d’obtenir facilement des prêts bancaires. Il y a également l’ARCE ou Aide à la reprise ou la Création d’Entreprise.

Les aides de région

Plusieurs régions proposent des aides pour accompagner financièrement le développement des organisations. Afin d’en apprendre davantage sur les conditions de ces dispositifs mis en place par les régions, adressez-vous aux administrations locales.

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