Organiser un événement n’est pas une tâche facile, mais puisqu’il faut le faire, voici quelques conseils pour trouver le lieu parfait. Le choix de l’endroit parfait pour votre événement pro est important puisque c’est en fonction du lieu que vous pourrez mettre en place tout le reste. Vous devez donc toujours commencer par la recherche de l’endroit idéal !
Un lieu de renom, à l’image de votre entreprise
C’est une journée très spéciale pour votre société, car les clients et les collaborateurs pourront enfin mettre un visage sur votre entreprise. Organiser votre événement dans un centre de congrès vous permettra de prouver le sérieux et le sens de l’engagement de votre enseigne ainsi que de ses dirigeants. C’est aussi l’occasion d’élargir votre communauté et de conclure de nouveaux contrats. L’enjeu est énorme, ce qui peut légèrement mettre la pression, mais qui ne doit pas vous décourager. Vous avez pris du temps et de l’énergie pour arriver jusque-là, c’est pour cela qu’il faut opter pour le meilleur endroit afin que vos efforts ne soient pas vain.
Un lieu qui peut accueillir tous vos convives
Le tout premier critère de choix si vous souhaitez louer un espace pour votre événement pro, c’est la capacité d’accueil. Un lieu peu spacieux qui n’est pas exploitable et qui ne pourra pas accueillir l’ensemble de vos invités n’est pas utile. Et en optant pour un lieu surdimensionné, vous risquez de perdre de l’argent inutilement. Et vous êtes bien placé pour savoir que l’organisation d’un salon est loin d’être donnée. Il est donc capital de faire un maximum d’économie, sans pour autant négliger la notoriété du lieu. Si vous comptez accueillir dans un centre spacieux, à l’image de votre boîte, vous devez par contre vous assurer que c’est modulable.
Les services proposés sur place
De quoi vous pourriez avoir besoin pour parfaire votre événement ? Posez vous cette question et faites une petite liste. Si l’on peut vous proposer au moins la moitié des prestations dont vous avez besoin sur place, que le lieu est en mesure d’accueillir tous vos invités, qu’il y a des hôtels à proximité et qu’il est facile d’accès, ce sont déjà de très bons points. Déplacez-vous pour vérifier par vous-même l’accueil et vous faire une idée du succès de cet événement. Voici notamment quelques services complémentaires que vous pourrez réclamer pour ce faire :
Les services humains
On parle là des personnes qui peuvent vous aider à mieux vous organiser et vous apporter quelques paires de mains en plus : un event manager, un traiteur, des serveurs, des hôtesses, des voituriers, etc. Ils ont l’habitude de travailler sur les lieux pour vous donner des idées originales et ils sauront se montrer discrets tout en étant efficaces.
Les services techniques et les matériels
Vous assurez que la plupart des matériels dont vous avez besoin se trouvent déjà sur les lieux, c’est vous assurer une belle petite économie par rapport au transport. Vous ne prenez aucun risque que la sonorisation soit en retard ou que les lumières ne soient pas adaptées à la taille de la salle puisqu’ils ont déjà utilisé sur les lieux. L’audiovisuel, l’éclairage, les effets sonores, l’animation avec des techniciens performants figurent parmi les indispensables. Toutefois, vous avez aussi la possibilité de réclamer un système de vote, une retransmission en direct ou un service de traduction.
